v. 1.0 Vedlegg 3: Kort veileder for koordinator

Vedlegg 2: SamPro - verktøy for individuell plan

3 En kort veileder for koordinatorer

 

Koordinatorens ansvar

ü  Etablere individuell plan i SamPro.

ü  Innhente samtykke fra planeieren til deltagere i planen.

ü  Legge inn deltagere i henhold til samtykket og skrive ut samtykket for signering.

ü  Legge inn nytt brukernavn (og passord) dersom dette glemmes.

ü  Ansvar for generell opplæring av planeier / foresatte / pårørende og deltagere fra tjenesteapparatet (ansvarsgruppen).

ü  Sikre fremdrift og kontinuitet i arbeidet med planen.

Ansvarsgruppens ansvar

De ulike deltagerne / fagpersonene har selv ansvar for sine områder i planen. Det er ikke koordinator og planeier sitt ansvar å skrive planen alene. Hensikten med en individuell plan er at planen skal være et samarbeidsverktøy, som benyttes aktivt av alle involverte.

 

Etablering av planen

1.      Planeier og koordinator vil avtale tidspunkt for å opprette planen i SamPro:

§  På initiativ fra planeier/ ansvarsgruppa eller koordinator.

§  Planeier eller planeiers representant bør delta.

§  Planen opprettes i SamPro, med tilgang for planeieren, koordinator og andre deltagere i ansvarsgruppa, som planeier samtykker til.

§  Deltakerne i planen og planeier får opplæring i de ulike funksjonene i SamPro.

2.      Innhenting, registrering og arkivering av samtykke:

§  Det er planeieren som bestemmer hvem han/hun ønsker skal delta og hvor lenge. Det anbefales at alle faste deltagere har lik lengde på samtykket.

§  Når alle deltagere er lagt til skrives samtykket ut for signering av planeieren.

§  Samtykket scannes inn i Sampro

3.      Ved registrering av nye deltagere som IKKE har brukerkonto i SamPro:

§  Spør deltageren om han/hun allerede har brukerkonto i SamPro.

§  Søk opp vedkommende navn under menyen ”Deltagere” og ”Legg til deltaker”.

§  Dersom vedkommende har tilgang til SamPro, men du ikke finner denne ved søk, kontakt lokal administrator. Dobbeltregistreringer av deltagere skal ikke forekomme!

§  Dersom du vet at deltageren ikke har brukerkonto i SamPro, søk opp navnet. Flere lignende navnevalg kommer gjerne opp på søket. Trykk ”Opprett ny person” nederst i høyre hjørne og velg ”Neste”.

§  Legg inn fullt navn, arbeidssted, stilling, fødselsdato, e-post, telefon, mobilnummer (kan skjules i planen) og rolle.

§  Lag et midlertidig passord under ”rediger brukerkonto”. Husk å informere deltageren om at passordet skal byttes ved første innlogging.

§  Send brukerkonto og passord på mail til deltageren med instruksjoner for hvordan han/hun endrer dette.

4.      Ved registrering av deltagere som allerede HAR brukerkonto i SamPro:

§  Søk opp vedkommende med navn. Trykk på riktig navn (det kan komme opp flere navn som ligner). Trykk på ”Bruk eksisterende person” nederst i høyre hjørne og velg ”Neste”. Fullfør registreringen ved å velge ”Rolle” og ”Lagre”.

§  Viktig: Brukerkontoen skal ikke endres for deltagere som har brukerkonto fra før av.

5.      Kartlegging, en begynnelse på planen:

§  Kartlegging av de ulike livsområdene gjøres av koordinator og planeier.

§  Det er ikke nødvendig å ha med alle livsområdene, men det er viktig å få frem status, planer fremover, ressurser og hjelpebehov innenfor aktuelle områder.

§  Kartleggingen danner bakgrunn for mål og aktiviteter.

§  Det er koordinator (sammen med resten av ansvarsgruppa) som har ansvar for å skrive i planen på vegne av planeieren. Planeier kan selv skrive i planen dersom han/hun ønsker og greier det, men det er ikke et krav. Han eller hun skal likevel medvirke til innholdet i planen.

§  De øvrige deltagerne har ansvar for å tilføye, justere og endre opplysningene under kartleggingen med sin fagbakgrunn.

§  Under kartleggingen ligger også fagplaner, som den enkelte fagperson i ansvarsgruppa har ansvar for. Fagplanene kan være en del av den individuelle planen.  Som hovedregel skal disse oppbevares i det fagsystemet/journalen de tilhører, og det skal i Sampro henvises til hvor denne kan finnes . I særskilte tilfeller kan fagplaner lastes opp i Sampro dersom dette vurderes nødvendig.

6.      Mål og aktiviteter, den viktigste delen av planen:

§  Det er naturlig at planeieren og koordinator begynner å jobbe med målene, med bakgrunn i kartleggingen.

§  Det er planeiers mål som skal komme frem. Faglige mål hører hjemme i fagplaner.

§  Målene legges frem for resten av ansvarsgruppen, som i felleskap vurderer aktuelle aktiviteter (tiltak, midler for å nå målet).

§  Aktiviteter som er i gang eller planlegges, legges inn av den som er fagansvarlig for dette området i ansvarsgruppa.

§  Hvem som har ansvar for hva i planen skal avtales og legges inn under den aktuelle aktiviteten, gjerne med en frist for gjennomføring.

§  Planen skal danne bakgrunn for ansvarsgruppemøter og oppdatering av denne kan gjøres fremfor å skrive referater.

 

7.      Evaluering:

§  Planen skal jevnlig evalueres. Dette gjøres fortløpende ved bruk av kommentarfeltene for mål og aktiviteter, og oppdatering etter ansvarsgruppemøter.

§  Korte referat som henviser til planen.

§  En større evaluering skal gjøres årlig. Planen arkiveres før evaluering og store endringer gjøres. Dette for å ta vare på planens historikk.

§  Mål (og aktiviteter) som er oppnådd eller ikke lengre aktuelle, lagres over på historikk. De skal ikke slettes!

8.      Melding og kalender, hjelp til å holde kontakten og oversikten:

§  Møteinnkallelser og referater legges inn som melding.

§  Ansvarsgruppemøter og andre møter legges inn i kalenderen.

§  Meldingssystemet og kalenderen benyttes øvrig i den grad planeier og ansvarsgruppen ønsker det.

9.      Utskrifter gjøres i minst mulig grad:

§  Det er kun koordinator som kan skrive ut fra planen, om ikke annet er avtalt.

§  Trykk på symbolet av en skriver øverst i høyre hjørne av planen.

§  Velg hva som ønskes utskrift av. Det er sjelden nødvendig å skrive ut hele planen.

 

10.  Arkivering av planer:

§  Det er viktig å arkivere planen før store endringer skal skje. Dette er viktig for at historikken i planen skal komme fram. (bla ved tilsyn)

§  Husk dette er et dynamisk dokument som alltid viser øyeblikksbildet.

§  Arkivering skjer ved at koordinator trykker på arkivskapet inne i planen og velger "hele planen" som skal gå til arkivering.

§  Når dette er skjedd er det kun kommunens arkivansvarlige som har tilganger til å kunne finne igjen arkiverte planer.

11.  Avslutte planen i SamPro:

§  Dersom behovet for individuell plan opphører, skal det innhentes samtykke til at planen arkiveres(trykk på arkivskap inne i planen) og avsluttes. Det samme gjelder for oppløsning av ansvarsgrupper (se retningslinjer for ansvarsgrupper).

§  Planen avsluttes ved å legge inn sluttdato for planen og vil da ikke være synlig.

 

For hjelp og veiledning

- Hjelpemanualen til SamPro finner du ved å trykke på symbolet av et spørsmålstegn øverst i høyre hjørne av planen når du er innlogget.

- Du har også tilgang til manualen på nettadressen https://www.individplan.no/SamProUI/help/index.html. Bruk venstremenyen og + tegnet for å velge hva du ønsker å vite mer om.

 

Lokal administrator for SamPro er koordinatorenes (og ansvarsgruppenes) nærmeste ressurs i planarbeidet og kan kontaktes ved hjelp til stort og smått. Benytt gjerne også andres erfaringer, det er ofte til god hjelp!