v. 1.3 Sjekkliste for møter i oppfølgingsteam

SJEKKLISTE FOR MØTER I OPPFØLGINGSTEAM

 

Koordinator er teamleder og hovedansvarlig for at et helhetlig tjenestetilbud blir gitt. Koordinator har ansvar for innkalling til tverrfaglige møter, med saksliste og er møteleder om ikke denne oppgaven er delegert til andre. Møteleder skal sørge for god styring av møtet som sikrer at alle deltar og tar ansvar. Møteleder har et særlig ansvar for å sikre brukermedvirkning og referatskriving. 

Møtene bør vare 1 – 1,5 time og avholdes etter behov.

 

Tidspunkt

                               Oppgaver

 Merknader

Arkivering av planen

Koordinator skal før møtet i oppfølginsteamet arkivere øyeblikksbildet av planen. Rutinebeskrivelse for arkivering og sletting av individuell plan 

Symbolet er arkivskap i øverste høyre hjørne av skjermen

Før møtet

Saksliste settes opp i samråd med personen det gjelder. Er det en individuell plan kan planen benyttes som saksliste. Sakslisten skrives i Sampro og/eller sendes med post. Alle er ansvarlig for å melde saker til koordinator. Alle møter forberedt. Det enkelte medlem må har avklart mandat i forhold til sakliste.

Minimum 7 dager før møtet

I møtet

I det første møtet gjennomgår møteleder møtereglene (tidsramme, holde seg til saken, møteleders rett til å avbryte).

 

Presentasjon av evt. nye medlemmer. Gjennomgang av forfall.

Fastsett hvem som er referent.  

Ved individuell plan, skrives referatet i Sampro og/eller planen oppdateres. Deltakerne finner referatet i Sampro. Uten individuell plan skrives referatet som journalnotat i det fagsystemet koordinatoren bruker. Referenten er ansvarlig for at deltakerne får tilsendt referat pr post.

Gå gjennom saksliste. Innhente saker under "Eventuelt".  Er det mange saker under eventuelt, gjøres en prioritering i forhold til tidsramme.

Gå gjennom referat fra forrige møte. Hvilke tiltaker gjennomført, med begrunnelse for ikke gjennomførte tiltak.

Gå igjennom hva som er nytt i brukers situasjon i henhold til sakslisten. Først brukers egen beskrivelse, deretter tjenesteyternes supplement.

Drøft hva som skal gjøres fremover, herunder mål og konkrete tiltak/aktiviteter. Overføres inn i individuell plan, dersom dette foreligger.

Drøft tiltakene og gjør en ansvarsfordeling. Sett tidsfrister.

Avslutning av møtet

Fastsett dato og klokkeslett for neste møte mens alle deltakerne er samlet. Da er det større sjanse for at alle kan delta i neste møte.

Møteleder tar en kort oppsummering av det gruppa har blitt enige om. Konkretisering av videre arbeid og ansvar.

Kort evaluering av møtet

Etter møtet

Alle følger opp de saker som de har fått ansvar for.

Referatet sendes av referenten til de som skal ha det. Dersom referatet ble skrevet i Sampro har hver og en ansvar for å finne det.

Koordinator har ansvar for at referatene blir oppbevart i Sampro eller i det fagsystemet koordinatoren benytter.

Evaluering

Evaluering av prosessen i oppfølgingsteamet (sammensetning, stemning, effektivitet, utfordringer m.m.).

Jevnlig, eller min halvårsvis

Evaluering av oppfølgingsteamets arbeid (oppgaver og ansvar).

Ved endringer eller min 1 gang i året