v. 1.2 Tilsynsmetode MHV

TILSYNSMETODER

Systemrevisjon

Systemrevisjon er en systematisk kontroll av et på forhånd angitt tema innenfor virksomhetens styringssystem, for å sikre etterlevelse av krav fastsatt i lov eller forskrift. Sagt med andre ord vil tilsynsmyndigheten føre tilsyn med det systemet virksomheten har for å kontrollere seg selv, for eksempel internkontrollen.

Systemrevisjon som metode kan avdekke grunnleggende svakheter i systemet i stedet for eller i tillegg til enkeltstående feil og mangler. Metoden er en grundig og ressurskrevende tilsynsform. Den egner seg derfor godt til å undersøke om virksomhetens praksis er underlagt styring, eller om det er mer opp til enkeltpersoner eller tilfeldigheter som gjør at virksomheten etterlever myndighetskrav.

Systemrevisjonen må tilpasses virksomhetens størrelse, tilsynsomfanget og forholdene for øvrig.

 

Egenrapportering

En egenrapportering innebærer at virksomheten selv melder eller rapporter om den har oppfylt angitte bestemmelser. Dette kan være et godt virkemiddel for å kartlegge større områder, som regel på grunnlag av utsendt skjema fra tilsynsmyndigheten som i nødvendig grad klarlegger lov og forskriftsforpliktelser (eksempelvis sjekklister). Slike lister vil kunne gi virksomheten oversikt over relevante myndighetskrav, og kan bidra til læring. Egenrapportering blir også brukt for å få oversikt over et tilsynsområde, og legger dermed grunnlaget for prioriteringer for videre oppfølgende tilsyn.

En egenrapportering kan være lite ressurskrevende sammenlignet med en revisjon, men vil ofte kreve oppfølging i en eller annen form, for eksempel gjennom stikkprøver. 

 

Inspeksjon

En inspeksjon skal normalt være en planlagt og systematisk gjennomgang av utvalgte risikoforhold i virksomheten, for å fastslå om virksomheten oppfyller krav fastsatt i lov eller forskrift.

Inspeksjonen kan være uanmeldt eller varslet på forhånd til virksomheten og har et mer begrenset formål enn systemrevisjon. Metoden vil derfor egne seg godt for små og mellomstore virksomheter. Forhåndsvarsling av en inspeksjon vil kunne gi virksomheten bedre muligheter til å fremlegge dokumentasjon på driften og sørge for at ansvarlig personell/ledelsen er tilstede ved inspeksjonen.

Inspeksjonen kan foretas som ledd i rutinemessig tilsyn (planlagt tilsyn), eller på grunnlag av klage over forhold ved en virksomhet eller fra omgivelsene (hendelsesbasert tilsyn). Inspeksjon gir normalt inntrykk av forholdene ved virksomheten der og da, spesielt dersom den skjer uten forhåndsvarsling. I så måte vil inspeksjonen gi en indikasjon på hvorvidt virksomhetens internkontrollsystem fungerer i praksis. En inspeksjon kan være tematisk avgrenset til spesielle risikoforhold ved virksomheten.

 

Stikkprøve

En stikkprøve er en varslet eller uanmeldt begrenset kontroll av virksomheten, hvor målet er å verifisere enkelte opplysninger, ofte gitt av virksomheten selv. Stikkprøver har et mer begrenset formål enn en inspeksjon. Stikkprøver kan benyttes hvor det finnes et stort antall virksomheter av samme art, hvor tilsynet hovedsakelig har basert seg på egenrapporteringer, men er ikke begrenset til dette.

En stikkprøve kan utføres som inspeksjon og inneholde elementer som befaring av lokaler, bygninger, uteareal, omgivelser, prøvetaking/måling av miljøfaktorer støy, luftkvalitet, mv. og samtale med ansatte/ledelse.

Resultatet fra en stikkprøve kan inngå som del av/legges til grunn for et mer omfattende tilsyn (oppfølging) ved virksomheten.